RÉUNIONS INEFFICACES [COMMENT Y REMÉDIER]

2 mai 2018

Dans cette nouvelle vidéo, nous commençons par un double constat : certains passeraient jusqu’à 16 ans de leur vie en réunion et 75% du temps justement passé en réunion serait un temps inefficace.

 

 

Retrouvez cette vidéo ici sur YouTube et de nombreuses autres sur notre chaîne.

Nos enseignements majeurs

 

Il y a des statistiques qui montrent qu’on passe 16 ans de sa vie en réunion, ce qui est un truc complètement incroyable, et que 75% du temps passé en réunion est un temps inefficace.

 

Faites vous-même le calcul du temps perdu en réunion sur l’ensemble d’une vie. Absolument fou !

 

Alors, pourquoi vos réunions sont inefficaces ?
Alors là, il y a plein de critères, mais on peut dire que c’est un sujet qui est mal préparé, ou il y a des sujets qui débordent.

 

On peut se dire aussi qu’il n’est pas timé, c’est-à-dire qu’il ne respecte pas un temps donné.

On peut dire qu’il y a pas, peut-être, d’ordre du jour, etc. etc.

 

Il y a donc de nombreux facteurs pour louper une réunion, dont aussi les retards des intervenants dans les réunions, c’est-à-dire j’arrive 20 minutes, 15 minutes, cinq minutes en retard. Elles ne commencent jamais à l’heure.

 

Et nous, sur ce sujet des réunions, parce que vous imaginez perdre autant de temps dans une vie, ça nous rend dingue, et ce sujet des réunions, c’est un sujet, vraiment, qu’on a étudié de très près.

 

Finalement, plus le temps passe et plus on revient à des basiques pour rendre les réunions efficaces, c’est-à-dire que le minimum vital, c’est de savoir de quoi on va parler.

Alors, pour ça, un ordre du jour si vous voulez, mais c’est de connaître précisément les sujets qui vont être abordés.

 

Le deuxième volet, absolument indispensable, c’est de timer le temps imparti à chaque sujet.

Il est incroyable de voir le temps que l’on passe sur des commentaires qui sont absolument futiles et inutiles.
Donc, ordre du jour précis, sujets à aborder et timing par sujet.

 

Enfin, il est nécessaire de savoir réaborder les sujets de la réunion précédente parce que trop souvent, on passe du temps à faire et à refaire et à dire et à redire, mais on oublie de revenir sur ce qu’on a dit lors de la réunion précédente.

Donc, ne faites pas l’économie de revenir sur ce qui avait été dit lors de la précédente réunion.

 

Et enfin, définissez très précisément les étapes attendues entre le moment de votre réunion et la suivante.

 

Ensuite, comment garantir le succès pendant la réunion une fois qu’on a respecté tous ces éléments-là ?

 

Eh bien là, il y a un élément clé qui ne se pratique jamais, c’est le fait de travailler pendant la réunion les documents qui ont été envoyés parce que souvent, qu’est-ce qui se passe ? On envoie des documents en disant « voilà, en vue de la préparation de la réunion, je vous invite à lire… ».
Quand on envoie des documents, parce que la plupart du temps, il n’y a pas de document(s), mais quand on envoie les documents, on invite tout le monde à les lire, sauf que qu’est-ce qui se passe ?
Personne, en général, n’a pris le temps de les lire.

Donc, on fait une réunion sur des sujets dont personne n’en a compris, même lu, la teneur.

Donc, ce qui se passe, et ce qu’on vous invite à faire et qui est un changement drastique dans les réunions, c’est qu’on imprime les documents ou on les prend sur son ordinateur ou on les projette.

 

Ensuite, tout le monde les lit pendant dix minutes, un quart d’heure et rédige quelque part sa copie, c’est-à-dire :

  • quelles sont ses remarques ?
  • quels sont ses commentaires ?

Au moins, on s’assure de quoi ? On s’assure d’une seule chose : c’est que tout le monde a pris connaissance des documents et que tout le monde va pouvoir parler en connaissance de cause et non pas blablater sur un sujet qu’il n’a même pas lu pour faire semblant.

 

Et enfin, on voulait terminer par 3 règles d’or :

  • la première, c’est de bien penser à vous hydrater parce qu’en fait, un cerveau qui est mal hydraté va fonctionner un peu plus au ralenti. Donc, pensez à boire pendant les réunions.
  • la deuxième règle d’or, qui est une règle assez simple mais souvent oubliée et voire ignorée, c’est d’aérer les salles de réunion
    parce que trop souvent, on est dans un environnement qui reste un environnement confiné et qui ne favorise pas la bonne circulation à la fois des idées et des énergies.
  • et enfin, le dernier point : limiter le temps de réunion à 45 minutes, maxi 1 heure, qui est le temps de concentration optimal.
    Au-delà, on commence à s’éparpiller et on retombe dans ces 75 % de temps perdu lors des réunions.

 

Alors, si on récapitule :

  • 1: il faut bien structurer la réunion, c’est-à-dire un ordre du jour, un compte-rendu, un nombre de sujets à aborder, un temps donné. On relit les actions de la fois précédente. On regarde si on les a faites et on liste les actions de la fois prochaine  pour être sûr qu’on ne les oublie pas.
  • 2: ensuite, on travaille tous les documents envoyés pendant la réunion, au moins pour s’assurer que tout le monde a la même lecture
    des documents et que tout le monde en a pris connaissance.
  • 3 : et troisièmement, on s’assure du bon format de la réunion, c’est-à-dire 45 minutes à 1 heure,  sinon on peut faire des pauses
    au moins d’un quart d’heure entre chaque 45 minutes.

Enfin, on s’assure qu’il y a de l’eau à disposition et qu’on aère régulièrement parce qu’il faut savoir qu’un cerveau qui est mal alimenté en eau ou en oxygène se met en réserve, s’économise, parce que dans une logique de survie. Donc, si vous voulez que votre cerveau

fonctionne à plein potentiel, donnez-lui les moyens de le faire.

 

À très bientôt.

 


 

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marylise & sébastien

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